Alloggiati Web: comunicare gli ospiti alla Questura

Chi è obbligato

L’obbligo nasce dall’art. 109 TULPS, il Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza, e riguarda i gestori di strutture ricettive. La parte che sorprende i proprietari è che si applica anche ai locatori e sublocatori che concedono immobili o porzioni di essi con contratti di durata inferiore a trenta giorni: affitti brevi e locazioni occasionali comprese.

Non c’è soglia, non c’è esenzione per chi affitta una sola casa e non c’è differenza fra chi lo fa in forma imprenditoriale e chi no. Se ospiti qualcuno per meno di trenta giorni dietro corrispettivo, comunichi.

La comunicazione riguarda tutte le persone alloggiate, non solo chi ha prenotato: adulti e minori, ciascuno con i propri dati e il proprio documento. È una delle differenze che generano più errori rispetto alla prenotazione sul portale, dove spesso compare un nome solo.

Entro quanto tempo

Durata del soggiorno	Termine per la comunicazione
Superiore a 24 ore	Entro 24 ore dall’arrivo
Non superiore a 24 ore	Entro 6 ore dall’arrivo

Il termine più stretto per i soggiorni di una notte è la trappola classica: è il caso in cui il proprietario si dice «lo faccio domani mattina», e domani mattina è già fuori termine. Un check-in serale per una notte sola va comunicato la sera stessa.

Il conteggio parte dall’arrivo, non dal check-out e non dalla prenotazione. Un ospite che arriva il venerdì sera e riparte la domenica va comunicato entro il sabato sera, non entro la domenica.

Come si fa, in pratica

Il portale è gestito dalla Polizia di Stato e l’accesso richiede credenziali rilasciate dalla Questura territorialmente competente, cioè quella della provincia in cui si trova l’immobile. Le credenziali si chiedono una volta, presentando la richiesta con i dati della struttura, e restano valide per quell’unità.

Chi ha immobili in province diverse ha bisogno di credenziali diverse: è il primo punto in cui la gestione fai-da-te si complica passando da uno a due appartamenti.

L’invio può avvenire in tre modi: compilando la scheda direttamente sul portale, caricando un file con i dati nel formato previsto, oppure via web service da un gestionale. Per chi ha volumi la terza strada è l’unica sostenibile: sopra i due o tre arrivi a settimana, l’inserimento manuale diventa un lavoro.

Il portale rilascia una ricevuta per ogni invio. Va conservata: è la prova dell’adempimento, e nell’unico caso in cui serve davvero — un controllo — è l’unica cosa che conta.

Cosa si rischia

La sanzione per la violazione dell’art. 109 è indicata all’art. 17 TULPS: arresto fino a tre mesi o ammenda fino a 206 euro. L’importo, di per sé, non spaventa. Quello che conta è la natura della violazione, che è penale e non amministrativa, e il fatto che si applica anche alla comunicazione tardiva, non solo a quella omessa.

Esiste una procedura ufficiale da seguire quando il malfunzionamento è del sistema e non tuo: seguirla è l’unico modo per non rispondere di un ritardo che non dipende da te. Improvvisare — mandare una mail, telefonare, comunicare il giorno dopo senza documentare nulla — non produce lo stesso effetto.

Gli errori che vediamo più spesso

• Comunicare solo chi ha prenotato. Vanno comunicati tutti gli ospiti, minori compresi.
• Fermarsi al documento sbagliato. Servono i dati del documento di identità di ciascuno, non il nome sulla carta di credito.
• Confondere Alloggiati Web con la comunicazione ISTAT. Sono due obblighi diversi verso due soggetti diversi: uno è nominativo e va alla Polizia di Stato entro 24 ore, l’altro è aggregato e va alla Regione una volta al mese. Vedi la guida sull’ISTAT.
• Non conservare le ricevute. Senza ricevuta l’adempimento fatto e quello non fatto si assomigliano molto.
• Delegare a voce a chi fa il check-in senza che quella persona abbia le credenziali e una procedura. È il modo più comune in cui l’adempimento salta ad agosto.

Nessuno di questi errori produce un avviso immediato. Emergono tutti insieme, e solo in occasione di un controllo.